Corsa alla Pec da parte delle società di persone e di capitali italiane, anche se in stato di liquidazione o sottoposte a procedura concorsuale. Entro il 29 novembre 2011, infatti, dovranno comunicare al registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Una corsa contro il tempo visto che più dell'80% dei soggetti obbligati, stando alle elaborazioni di InfoCamere su dati ufficiali del registro delle imprese (si veda ItaliaOggi del 14 ottobre), non ha ancora portato a termine tale adempimento.
La disposizione che impone alle società di dotarsi della Pec non appartiene alla manovra estiva, bensì è frutto del lontano decreto legge 185/08: l'art. 16 prevede infatti che entro tre anni dalla data di entrata in vigore del provvedimento (era il 29 novembre 2008) «le imprese, già costituite in forma societaria, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata».
L'art. 2630 c.c. punisce, infatti, «chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese [_] con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro».
Le società interessate possono ricevere da Impresa Verde Napoli s.r.l. in liquidazione, società di Coldiretti Napoli, un valido aiuto avvalendosi di tutta l’assistenza necessaria in materia in quanto Impresa Verde Napoli s.r.l. in liquidazione è rivenditrice di caselle di posta certificata Infocert.
La via tradizionale per comunicare la propria Pec al registro delle imprese passa per la Comunicazione unica: si tratta, nello specifico, di predisporre una pratica, a cura del legale rappresentante o di un professionista incaricato, destinata al registro delle imprese costituita dal modello S2. Dovrà essere compilato, in particolare, il riquadro 5 dove saranno compilati i campi «nome» e «dominio» della casella. La comunicazione richiede, ovviamente, la firma digitale ed è priva di costi (esente, ossia, da bollo e diritti).
Da poco tempo, proprio in considerazione della mole di dichiarazioni attese, InfoCamere ha realizzato un apposito servizio web, accessibile dalla home page del Registro delle imprese, che consente di adempiere rapidamente e in piena sicurezza all'obbligo in scadenza il prossimo 29 novembre 2011. La nuova modalità di inoltro promette di semplificare e velocizzare la comunicazione: da un lato consente di verificare se il proprio ente ha già dichiarato al registro delle imprese un indirizzo di posta elettronica certificata; in caso negativo, e questa è la novità più significativa, consente di adempiere all'obbligo normativo bypassando la tradizionale pratica ComUnica. Il rappresentante legale della società, disponendo della firma digitale personale nonché della Pec in uso all'ente, potrà rendere nota quest'ultima alla Cciaa di riferimento mediante un semplice percorso interattivo della durata di pochi secondi.
Attenzione alla Pec
Gli adempimenti relativi alla posta elettronica certificata non si esauriscono, però, con la sua attivazione e comunicazione al Registro delle imprese. Il nuovo strumento di comunicazione, che speriamo porti i concreti vantaggi promessi, deve essere gestito con particolare cautela. La Pec realizza, in sostanza, una sorta di domicilio continuo (almeno fino a quando è rinnovata) e obbligatorio di tipo virtuale, con effetti giuridici, però, reali, per società, professionisti e pubbliche amministrazioni. A differenza di quanto avviene per i privati e le imprese non societarie, infatti, non è necessario che il destinatario dichiari la propria disponibilità, questa novità è stata introdotta proprio dal nono comma dell'art. 16 del decreto legge 185/08, ad accettarne l'utilizzo: una volta attivata la casella di posta elettronica certificata e compiuti gli adempimenti dettati dalla fonte normativa appena citata, la società dovrà strutturarsi per controllarla frequentemente e costantemente visto che i documenti a essa inviati potrebbero produrre indesiderati effetti giuridici a prescindere dalla loro effettiva lettura. Sulla Pec, in sostanza, potrebbero essere notificati all'istante atti in grado di produrre, qualora ignorati per carenza di attenzione, danni o perdite di opportunità rilevanti legati allo spirare di termini o al venir meno di facoltà. Massima cautela, allora, e modifica delle procedure amministrative visto che una casella di posta elettronica certificata attivata e non presidiata regolarmente potrebbe rappresentare una «mina vagante».
